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四级秘书资格考试复习资料(5)

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  四级秘书资格考试复习资料(5)


  拟订会议议程、日程


  (一)会议议程和会议日程的含义及作用


  1.会议议程的内容


  会议议程是为完成议题而作出的顺序计划,即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。大中型会议的议程一般安排如下:开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论:大会发言;参观或其他活动;会议总结,宣读决议;闭幕式。


  2.会议日程的内容


  会议日程就是根据议程作出逐日的具体安排,是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。


  3.会议议程和日程的作用


  通过了解会议议程和日程,与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题、会议顺序计划,获得有效信息。


  (二)会议议程的制定程序


  会议议程的制定程序是:明确目标和参加者一安排各议程事项的时间一确定每一项议程一决定会议讨论形式一决定会议决策的方式。


  (三)会议日程的编制方法


  (1)制定议程表时,应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。


  (2)制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、餐饮安排。


  (3)宣布议程,然后说明一些有关此次会议事务性的内容,之后再安排讨论的问题。(4)尽量将同类性质的问题集中排列在一起,这样既便于讨论,也便于有关列席人员到会和退席。


  (5)保密性较强的议题一般放在后面。


  (四)注意事项


  1.会议议程和会议日程的区别


  会议议程和会议日程的功能不同,议程的编制应在前,且一旦确定,就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上,如遇到一些变化,可相应调整。


  2.会议临时动议


  如果有特殊原因需要研究临时动议,要和与会代表、相关人士解释清楚,尽量节省时间,控制好节奏,提高效率。


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