四级秘书资格考试复习资料(10)

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  四级秘书资格考试复习资料(10)

  

  订购、接收、管理办公用品

  

  (一)库存知识

  

  1.库存控制的作用

  

  在一个有效的库存控制系统中,准确的库存记录可以起到以下作用:

  

  (1)保证大量的资金不被不必要的库存占用。

  

  (2)保证空间不被用来存储不必要的货物。

  

  (3)能监督个人和部门对物品的使用。

  

  (4)保持充足的库存,以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。

  

  (5)监督任何偷窃和破坏行为造成的损失。

  

  (6)可利用准确的库存进行估价。

  

  2.库存定义

  

  库存定义涉及3个概念,即最大库存量、最小库存量和再订货量。

  

  (1)最大库存量是为防止物品超量存储而保存该项物品的最大数量。

  

  (2)最小库存量是以防物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量。

  

  (3)再订货量,也称重新订购线,这是提醒购买者库存需要重新订购的标准。

  

  3.库存控制卡

  

  库存控制卡上的内容主要有:

  

  (1)项目;

  

  (2)单位;

  

  (3)库存参考号;

  

  (4)最大库存量:

  

  (5)再订货量;

  

  (6)最小库存量;

  

  (7)日期;

  

  (8)接收;

  

  (9)发放;

  

  (10)余额。

  

  (二)订购、接收、管理办公用品的工作程序

  

  1.选择供应商

  

  选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较:

  

  (1)价格和费用:

  

  (2)质量和交货;

  

  (3)服务和位置;

  

  (4)安全和可靠性。

  

  2.选择订购方式

  

  办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几种:

  

  (1)直接去商店购买公司所需要的办公用品;

  

  (2)电话订购;

  

  (3)传真订购;

  

  (4)网上订购。

  

  3.办理进货手续

  

  办理进货的程序主要包括:

  

  (1)使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。

  

  (2)要将购货订单与实物认真核对。

  

  (3)在办公用品库存卡的接收项中,应填写所接收的每一类货物的详情。

  

  (4)更新库存卡中的库存余额

  

  (5)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。

  

  4.保管

  

  库存保管中应采取的措施主要有:

  

  (1)储藏间或物品柜要上锁,以保证安全。

  

  (2)各类物品要清楚地贴上标签。

  

  (3)新物品置于旧物品的下面或后面,先来的物品先发出去。

  

  (4)体积大、分量重的物品放在最下面。

  

  (5)小的物品、常用的物品,应放在较大物品的前面。

  

  (6)储藏问要有良好的通风,要保持干燥。

  

  (7)储藏办公用品的房间应有良好的照明。


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