三级秘书资格证练习题及参考答案5

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  (1)请阅读下面录像题的情景叙述,找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出10处正误点)。


  情景一(宏远公司董涛办公室)宏远公司秘书董涛的办公桌上文件和记录本摆放整齐,桌的左侧放有绿色植物。他身着西装左手拿电话筒右手拿笔正与公关部叶经理通话。


  董涛:“您好!公关部叶经理吗?你们提交的方案我已看了,有一些问题还需要和你们沟通一下。你们文案中提到去年公司的公关经费是60万元,占公司总预算的5%。可是我查了一下档案,应该是72万元,你们再核对一下。另外,文案中有一些措辞不够准确,比如说公司去年举办的专题活动,产生了巨大的社会反响等。我只是提个建议,仅供你们参考。不过,在总经理办公会召开之前,你们一定要把数字核对准确,王总可是个非常认真的人。”


  叶经理:“好的好的,多谢提醒,我马上复核一下。还有,董秘书,关于下星期美国客户John一行的接待问题,咱们公司王总下星期去上海,公司到底派哪一位领导出面接待呢? 如果王总不出面,是不是不太合适啊?另外,安排John一行住四星级酒店的规格是不是低了点?我找了一家五星级酒店,就是离咱们公司远了点。”


  董涛:“关于接待外宾事宜,明天下午我将召集行政部、财务部和你们一起开个会。王总下周去上海开会,但他会在John一行离开北京之前赶回来,前期接待工作由张副总负责,上次王总去美国公司也是由他们的副总出面接待的。还有,关于找五星级酒店的事公司领导早就讨论过了,五星级酒店离咱们公司太远,谈事情不方便,再说接待外宾也要讲究节约、务实。不过你能想到,我还真得要向你学习啊。”


  叶经理:“董秘书,这你就客气了。明天下午碰头会几点开?”


  董涛:“初步定在下午两点,我马上再和张副总确认一下,然后给你回话。”说罢挂上电话。


  董涛又立即拨通张副总的电话:“您好!张副总吗?”


  张副总:“请说!”


  董涛:“接待美国客户的碰头会安排在明天下午两点可以吗?”


  张副总:“明天下午两点,要不再提前点,一点半怎么样?我三点还要接待一个客户。另外,到现在你还没有把对方公司的资料送到我这里。”


  董涛拿笔记录了下来。“这两天忙晕了,我马上就给您送去。那个碰头会就定在一点半。”


  张副总:“好。”


  董涛:“好的,再见。”说罢挂上电话。


  董涛对正在电脑前工作的秘书钟苗说:“钟苗,明天下午的会议通知就从网上l群发吧! 群发时要设立一个确认啊!”


  钟苗:“嗯,行。”


  情景二(宏远公司张副总办公室)


  张总听到敲门声:“请进,董秘书。”


  董涛:“张副总,您好。”随即坐在经理斜对面的椅子上,翘起二郎腿,从口袋里掏出一包烟:“抽根吧?”


  张总:“我不抽,你随意吧。”


  董涛:“这两天实在太累了。”开始抽起烟来。


  张副总:“有关美国公司的资料你带来了吗?”


  董涛:“带来了,您看看,”用左手把资料递给张副总,“这是所有有关JY公刮的资料,能找的我都找了。但是这回带队的副总John是第一次来中国,对他个人情况了斛不多,您先看看。”


  张副总:“这份资料里面没有谈这家公司近两年的市场份额情况,这方面的信息一定要掌握,否则我们谈判时会比较被动。你可以到网上去查一查该公司的排名榜。”


  董涛:“哦,好的好的。”只顾抽烟,没有记录领导的指示。


  张副总:“另外,接待问题应该考虑得更周到一些,上次王总去美国,他们公司送了一瓶酒,咱们也应该准备一些礼品回赠。”


  董涛:“我们给他们安排在四星级酒店,买了一些镀金的酒具作为礼品,我想他们会喜欢的。”


  张副总:“哦!那还可以。这样,具体的接待工作你来安排。王总没在家,这方面一定要想周到些,多费些心。”


  董涛:“好的,我们一定尽力把接待工作准备充分。那张副总您先忙着,我去把明天下午的碰头会落实一下。”


  张副总:“好,行。”


  董涛:“张总,再见。”

  

  (2)请阅读下面录像题的情景叙述,找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出15处正误点)。


  宏远公司经理助理高叶办公室。早上八点,高叶穿着运动服抱着篮球匆忙走进办公室。办公桌上堆放着文件夹、食品袋、包装盒,地面上有散落的支票。此时,电话铃响。


  高叶:“喂,你好,我是高叶。”


  对方:“高叶,台湾星辉公司代表团的接待准备工作做得怎么样了?”


  高叶:“啊,王总,我马上过来。”对方:“你赶紧过来吧。”


  高叶:“好的。”挂下电话。


  宏远公司王总办公室。王总正在看文件,高叶敲门。“请进。”王总发话后,高叶进了办公室。


  王总:“台湾星辉公司代表团的接待准备工作做得怎么样了?”


  高叶:“王总,这是接待的计划,请您过目。”


  王总:“接待规格、接待准备人员、接待经费,还行。另外,住宿和旅游观光是怎么安徘的?”


  高叶:“已经安排好了。”


  王总:“具体活动时间有没有和对方确认?”


  高叶:“是这样的,住宿的酒店已经定好,过一会儿再和他们确认一下。另外,一些商务活动是由我们来定的,旅游观光活动计划确定后,还没有和对方联系。要不,等他们到了再说?”


  王总:“接待日程定了之后,一定要和对方先通通气,请对方确认一下,否则人家会觉得我们不够礼貌。”


  高叶认真听着,并做着笔记。


  王总:“你抓紧时间把这几项工作办好吧,他们后天到,观光的事情一定要准备好。”


  高叶:“王总,送给客人的纪念品还没定,您有什么建议?”


  王总:“礼物最好能体现地方特色。”


  高叶:“那就买些北京2008年奥运会纪念品吧?” 


  王总:“行。那好,这件事你来负责,把这个事情办好。”


  高叶:“我马上去拿支票借单请您签字。”


  王总:“快点吧,我马上要出去开会,你抓紧时间。”


  高叶:“好的。”随后打开门走出办公室(没有再把门关上)。


  高叶办公室。高叶已经换上了西装,坐在办公桌前。


  高叶:“钟秘书,紫霞饭店前台的电话你那儿有吗?”


  钟秘书:“我找找。噢,在这……”


  高叶:“等会,等会,我拿支笔。”


  钟秘书:“66168000。”


  高叶:“66168000是吧,谢谢。”


  高叶拿起电话,拨号。


  高叶:“喂。”


  对方:“您好,紫霞饭店前台。”


  高叶:“您好,我是宏远公司高叶。我前几天预订了几间客房,地在想和你们再确认一下。”


  对方:“请稍等。您预订的是一个套房,两个单间,四个标准间,居天入住。我们已经安排好了,你们还有什么要求吗?”


  高叶:“没有了,非常感谢。后天一早我们接待人员提前到你们饭店大堂与您联系。还有,因为是台湾客人,请注意安全保卫工作。就这些,再见。”


  对方:“好的,再见。”


  高叶放下电话:“钟秘书,王总让我负责买给台湾客人的礼物,我实在忙不过来,要不,辛苦你跑一趟吧?”


  钟秘书:“好的。”


  高叶:“就是昨天咱们在华联大厦看到的2008年奥运会纪念品,王总批了2000块钱,你去财务部领一下。”


  钟秘书:“好的。高助理,昨天咱们看了那么多样,到底买哪种?”


  高叶:“你就看着办吧,差不多就行。”


  钟秘书:“那可不行,我可不敢随便做主。上次买东西,买回来了,结果王总说颜色不好,让我又跑了一趟。”


  高叶:“真的是啊,昨天应该要本宣传册给王总看就好了。就这样吧,你还是先去买。”


  钟秘书:“那也行。”


  高叶:“给星辉公司李总的要档次高一些,就买那款400多块钱的礼盒纪念品,要选黄色,显得大气。其他8件买l68元那款,选红色或者宝石蓝色的。”


  钟秘书:“那我就照你说的买了。”


  高叶:“就这样吧。”


  钟秘书离开,小杨进来。


  小杨:“高叶。”


  “小杨,有什么事吗?”高叶起身问。


  小杨:“我负责台湾客人去亦庄经济开发区的参观接待工作,你要不要先与亦庄经济开发区管委会打个招呼?”


  高叶:“我正忙着联系星辉公司呢,我这儿介绍信也没有了,要不我给你写一个,盖上章,你自己直接去吧。”


  小杨:“行。”


  高叶拿出笔和纸,写了介绍信(介绍信没有正文),在落款处盖上章。小杨拿着介绍信离开。电话铃又响了。


  高叶:“你好,宏远公司。”


  对方:“你好,我是星辉公司的初秘书,请问高助理在吗?”


  高叶:“你好,我是高叶,我正要和你联系,商量你们公司代表团来京的旅游观光活动。昨天我发给你的计划和路线,李总觉得怎么样?”


  初秘书:“李总觉得很好。只是他还想再看看北京近年来的城市建设。”


  高叶:“好的,没问题。我可以在旅游活动中再加上一个城市景观一日游。”


  初秘书:“那太好了,谢谢。”


  高叶:“不用谢。”


  初秘书:“再见。”


  高叶:“再见。”


  “台湾客人,一定要好好接待。还差什么呢?数码相机,还有北京旅游地图和常备药。得赶紧准备去。”高叶放下电话,开始为来宾的接待活动做准备。

  

  操作技能部分 工作实务(满分50分。第3~4题,每题15分,共30分,第5题20分)

  

  (1)背景说明:你是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。

  

  备忘录

  

  至:秘书——高叶自:行政经理——苏明日期:××××年×月×日内容:公司拟在上海成立分销公司销售本公司产品,准备设置一个销售厅,同时设立销售科、财务科、办公室三个部门,请你列出设计办公结构和布局需要考虑的因素供我参考,以便做出最后设计方案。另外,请你帮我考虑一下销售厅和财务科应当采用的办公结构布局类型,并说明理由。谢谢!

  

  (2)背景说明:你是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。

  

  便条高叶:公司最近新聘了一些新产品研发人员,考虑到公司场地有限,新聘人员将采用新的工作模式,他们将成为公司的项目签约职工。请为这些新产品研发人员设计两种不同的工作模式,并介绍一下这两种工作模式的优势。谢谢!

  

  行政经理 苏明

  

  ××××年×月×日

  

  (3)根据下文提供的材料,拟写一份公文。要求:(1)文种使用正确;(2)正文内容前后有序。事由:天地公司拟将红星服装有限公司《关于建立征集客户意见制度的报告》下发给自己所属的部门。主送单位:各分公司、中心、部正文:各分公司、中心、部要高度重视,切实加强领导,积极稳妥地组织实施。要注意试行中可能出现的问题,及时研究解决,不断总结经验,确保本项工作的顺利实施。建立征集客户意见的制度,是经营制度的一项重要改革,是建立适应社会主义市场经济体制要求的经营制度的重要措施,是“诚信为本”宗旨的实施。建立征集客户意见的制度,对我公司的发展以及占领市场具有重要作用。红星服装有限公司《关于建立征集客户意见制度的报告》已经市商务局同意,现转发给你们,请认真贯彻执行。

  

  天地公司

  

  二0一二年三月六日

  

  答案解析:


  (1) :

  

  (1)室内有绿色植物。(√)

  

  (2)桌上文件和记录本摆放整齐。(√)

  

  (3)秘书身着职业装。(√)

  

  (4)充分利用档案的原始凭证作用,指出公关经费与事实有出入。(√)

  

  (5)就文案提出具体修改意见,把握文书拟写重点。(√)

  

  (6)与同事沟通语言柔和。(√)

  

  (7)根据实际情况确定接待人员。(√)

  

  (8)建议将美国客户安排在离公司较近的四星级酒店,方便商谈事情,秉持节约务实的原则。(√)

  

  (9)会同有关部门协商接待事宜。(√)

  

  (10)召开会议前及时与领导确认开会时间。(√)

  

  (11)通知采取网上群发的方式,并提醒设立“确认”环节。(√)

  

  (12)在领导面前抽烟、翘二郎腿,不合礼仪。(×)

  

  (13)用左手递资料,不合礼仪。(×)

  

  (14)没有及时记录领导指示。(×)

  

  (15)谈判资料搜集不齐全。(×)

  

  (16)提前为美国客人准备礼品,尊重对方习俗。(√)

  

  (2) :

  

  (1)上班前准备时间不足,并在匆忙中将篮球带人办公室。(×)

  

  (2)办公室物品摆放零乱。(×)

  

  (3)穿运动服进领导办公室,不符合企业秘书的着装要求。(×)

  

  (4)在领导的要求下能迅速赶到。(√)

  

  (5)公司支票掉在办公室地上,粗心。(×)

  

  (6)进领导办公室先敲门,有礼貌。(√)

  

  (7)主动征询领导的意见并做好记录。(√)

  

  (8)及时为领导决策提供合适的建议。(√)

  

  (9)为来宾准备的礼物既有纪念意义又有档次。(√)

  

  (10)出领导办公室不关门。(×)

  

  (11)提前预订酒店并进行确认。(√)

  

  (12)能重视来宾的安全保卫工作。(√)

  

  (13)请下属帮忙购置赠送来宾的礼物,注意了人力资源的配置。(√)

  

  (14)介绍信写法不规范。(×)

  

  (15)印章没有盖在署名上。(×)

  

  (16)公司印章随便放在办公桌上,没有做好安全工作。(×)

  

  (17)与来宾秘书进行及时的信息沟通,做好接待工作。(√)

  

  (18)接待计划周详,并能提前请领导确认。(√)

  

  (19)能根据实际情况修改接待计划,有灵活性。(√)

  

  (20)对来宾接待中的设备需求考虑周到,并能及时做好准备。(√)操作技能部分 工作实务(满分50分。第3~4题,每题15分,共30分,第5题20分)

  

  (1) :

  

  设计办公结构和布局需要考虑的因素:

  

  (1)职工的人数。人数多,需要的空间就要大,费用也要增加。

  

  (2)购买或租用的面积。面积越大,费用也越高,尤其是在上海市的中心地带,地价非常昂贵,必须仔细斟酌。

  

  (3)机构的建制、办公空间的分类。如需要多少个部室。

  

  (4)组织经营的性质或内容。如我们是建一个分销公司,以销售我公司产品为主,办公室不应安排在公司的大门旁边。接待区一般安排在离门较近的区域。

  

  (5)部门问的工作联系。以确保科学有效地实施工作流程,减少或避免不必要的重复和浪费。如将业务相关联、相衔接的部门安排为近邻,减少工作人员和文件流动的次数和距离。

  

  办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要,如开放式办公室的设计能增强人们的交流,而封闭式办公室的设计则易于保密。

  

  (7)走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通,符合安全需要,并安排好公用区域。

  

  (8)办公室要根据组织的发展变化,在设计上讲究灵活性,如采用容易站立、移动或拆除的间隔物等,可以给办公室的设计和改变提供更大的选择。

  

  销售厅和财务科应当采用的办公结构布局类型:

  

  (1)销售大厅的办公结构布局类型用全开放式办公室,充分利用大厅面积销售产品,节省费用,能容纳更多人员。

  

  (2)财务科的办公结构布局类型用封闭式办公室,这样安全、保密,易于员工集中注意力,从事细致或专业工作。


  (2) :

  

  可选择在家工作模式和定期合同制工作模式。

  

  采用在家工作模式的优势有:

  

  (1)工作环境从办公室移到家中,节省办公空间和资金。

  

  (2)能把往返于办公室花费的时间用在工作上。

  

  (3)有更大的灵活性安排管理自己的时间,安排工作与生活。

  

  (4)减少高峰期交通拥挤,减少交通污染。

  

  (5)工作人员也能减少交通费用。

  

  采用定期合同制工作模式的优势有:

  

  (1)能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员。

  

  (2)能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组来完成。

  

  (3)只支付完成该工作的费用,不用支付诸如医疗费、假期等费用。

  

  (4)有的项目是在组织外的地方进行,节省企业空间和费用。

  

  (5)所聘用人员工作有动力,效率高。

  

  (3) :

  

  天地公司转发红星月艮装有限公司

  

  关于建立征集客户意见制度报告的通知

  

  各分公司、中心、部:

  

  红星服装有限公司《关于建立征集客户意见制度的报告》已经市商务局同意,现转发给你们,请认真贯彻执行。

  

  建立征集客户意见的制度,是经营制度的一项重要的改革,是建立适应社会主义市场经济体制要求的经营制度的重要措施,是“诚信为本”宗旨的实施。建立征集客户意见的制度,对我公司的发展以及占领市场具有重要作用。各分公司、中心、音S要高度重视,切实加强领导,积极稳妥地组织实施。要注意试行中可能出现的问题,及时研究解决,不断总结经验,确保本项工作的顺利实施。

  

  天地公司

  

  二O一一年三月六日

  

  

  

 

  

 

  

  

  

 

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